Nie mehr «mit freundlichen Grüssen» tippen. Nie mehr x-mal durch das gleiche Webformular klicken. Nie mehr verzweifelt AHV-, Pass- und Handy-Nummer hervorkramen. Makros und Automatisierungstools erlösen von der Monotonie am PC.
Stupide und wiederkehrende Arbeit am PC nervt und ermüdet. Unzählige Floskeln wie Grussformeln, Anreden oder Standardformulierungen tippen PC-Fütterer täglich dutzendfach ein.
Dabei wäre es eigentlich die Aufgabe der Computer, uns vom immer wieder Gleichen zu erlösen. Tricks und Tools helfen gegen die Monotonie.
Die Textverarbeitung Word kennt Autotexte. Die nötigen Einstellungen sind aber unter Datei, Optionen, Dokumentenprüfung, Autokorrektur gut versteckt. Dort lässt sich einstellen, dass beispielsweise beim Eintippen von «.mfg» automatisch «Mit freundlichen Grüssen» im Dokument erscheint.
Noch nützlicher sind universelle Tipphelfer für Windows und Mac wie Phraseexpress (phraseexpress.com). Sie funktionieren in allen Programmen. Egal, ob man «.mfg» in Word, E-Mail-Programm oder auf einer Webseite tippt, immer wird es automatisch zur kompletten Grussformel.
Komplette Arbeitsabläufe lassen sich mit Makro-Recordern automatisieren. Makros (Englisch: Macros) simulieren auf Abruf eine komplette Folge von Tastendrücken oder sogar von Mausbewegungen und Klicks.
Das hilft, wenn in Formularen immer wieder dieselben Boxen angeklickt und Felder mit immer wieder gleichen Inhalten ausgefüllt werden müssen. Anstelle menschlicher Fleissarbeit schuftet sich der PC selbständig nach einem einzigen Tastendruck innert Sekunden durch das Formular.
Makro-Tools wie Macro Recorder (macrorecorder.com) können in einem Ablauf sogar zwischen verschiedenen Programmen «springen». Beispielsweise lässt sich eine markierte Textpassage in einer Webseite automatisch in ein Textdokument kopieren und dort inklusive Referenz anhängen.
Eine andere Möglichkeit, seine Arbeit zu automatisieren, bieten Regeln von E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird. Der PC analysiert dann jedes eingehende E-Mail, verschiebt es in den passenden Ordner, leitet es weiter oder entwirft gleich eine Antwort.
Solche automatischen Abläufe nach dem Motto «Wenn das, tu das» lassen sich in vielen Büroprogrammen einrichten. Die Webseite add-in-world.com listet Helfer für Word, Excel und Outlook auf, die alltägliche Aufgaben mit einem Klick erledigen. Viele nützliche Helfer für Excel finden sich zusätzlich bei contextures.com.
Dass PC-Nutzer manchmal die schnelleren Programmierer als die IT-Abteilung sind, haben nicht nur Firmen, sondern auch die Softwarehersteller gemerkt. Microsoft stellt beispielsweise mit Power Automate (flow.microsoft.com) eine Plattform bereit, mit welcher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Arbeitsflüsse automatisch definieren können.
Wird beispielsweise ein Word-Dokument geändert, erhalten automatisch alle Betroffenen eine Nachricht. Oder wird die Firma bei Twitter erwähnt, wird die Meldung nicht nur archiviert, sondern auch die Marketing-Abteilung informiert.
Diese «Flows» (Arbeitsabläufe) lassen sich parallel von mehreren Mitarbeitenden nutzen und zentral verwalten. Der Einstieg in diese Robotic Process Automation (RPA) ist allerdings für PC-Anwender recht sperrig.
Welches sind deine bevorzugten digitalen Helfer? Schreib uns via Kommentarfunktion, gerne mit Link.
(dsc/sda)
