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So erledigst du deinen Bürokram geordnet – und mit geringstem Aufwand

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Wir kennen es alle: Bürokram steht an, Rechnungen liegen (bestenfalls) gestapelt auf dem Schreibtisch rum, und irgendwo in deinem Hirn macht sich die leise Ahnung breit, dass du ganz dringend an den Tisch sitzen und dieses Zeug erledigen solltest.

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Hilfe, Bürokram! gif: giphy.com

Aber wo zur Hölle soll man anfangen? Und wie schafft man es, nach fünf Stunden nicht immer noch am Rand der Verzweiflung Tisch zu sitzen? Hier 7 Tipps und Tricks zum Umgang mit lästigem Bürokram.

To-do-Listen schreiben

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Die erfolgreichste To-do-Liste: Gar nichts tun. gif: tumblr.com

Eine anständige To-do-Liste ist eine effiziente Waffe im Kampf gegen zu viel Bürokram. Am besten schon genug früh planen, wann und wie lange man Zeit für etwas aufwenden will. Achtung: Nicht zu viel vornehmen, und vielleicht zwischendurch auch mal die Liste anpassen. Sonst stellt sich schnell das Gefühl ein, man schaffe nicht alles.

Es gibt viele Möglichkeiten, gescheite Listen zu erstellen. Zum Beispiel eine zeitlose To-do-List, auf der alle Aufgaben notiert werden, die in absehbarer Zeit erledigt werden müssen, egal ob wichtig oder unwichtig. Auf die Wochenliste gehören Dinge mit Deadline, Rechnungen beispielsweise, Monatsmieten, oder Mails. Auf die Tagesliste gehört dann all der Kram, den man an einem Tag erledigen muss oder will.

Gleich geht's weiter mit den Tipps und Tricks, vorher ein praktischer Hinweis:

Überfordert mit Bürokram? Muss nicht sein!

Die Lösung für deine Blätterchaos heisst E-Post Office. Organisier alles ganz einfach digital: Rechnungen bezahlen, Dokumente scannen und archivieren sowie Korrespondenz erledigen. Mit Payment, Cloud und Messaging von E-Post Office hast du alles im Griff.

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Prioritäten setzen

Zahnarzttermin oder Krankenkasse wechseln? Handyrechnung oder Miete bezahlen? Prioritäten setzen hilft, nicht in hektisches Jetzt-grad-alles-auf-einmal-Erledigen zu verfallen. Also: Schauen, welche Rechnungen wirklich wichtig sind, alles, was noch ein bisschen warten kann, auf einen B-Stapel legen.

Was auch zum Prioritäten setzen gehört: Aufgaben bündeln (Telefonate, Rechnungen abarbeiten, Mails erledigen), um sie dann konzentriert in einem Rutsch zu erledigen. Denn der dauernde Wechsel zwischen andersartigen Arbeiten kostet Energie und Zeit.

Ordnung schaffen

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So geht aufräumen. gif: tumblr.com

Das ist eigentlich klar: Unordnung stört, lenkt ab, vermindert also die Produktivität. Ein gut aufgeräumter Tisch hilft deshalb, Bürokram zu erledigen. Altpapier wegschmeissen, dreckige Tassen spülen und den Tisch saubermachen. So fällt es sofort leichter, sich hinzusetzen.

Ablenkung verbannen

Weg mit der Tageszeitung, Mail- und Google-Alerts abschalten, das Telefon und das Handy um- beziehungsweise abstellen, die Bürotür schliessen. Nun muss der Rest der Welt die nächsten 30 oder 45 Minuten ohne dich auskommen. Erledige die ersten Punkte auf deiner Liste in einem Schwung. Ist der Anfang erst einmal gemacht, läuft es oftmals wie von allein weiter. Streiche auf deinem Zettel durch, was du bereits erledigt hast.

Mails abarbeiten

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Viel Zeit für anderes: Beim Mails checken nicht trödeln! gif: pinterest.com

Nichts nervt so sehr wie ein Berg ungelesener Mails. Auch hier ist strategisches Vorgehen angesagt, damit nicht Stunden mit dem Abarbeiten von Mails verplämpert werden. Wer noch keinen Spamfilter eingerichtet hat: unbedingt nachholen! Ist zwar mühsam, lohnt sich aber extrem. Newsletter, die nie gelesen werden, als Spam markieren – so wird die Flut an Nachrichten mit jedem Mal kleiner.

Ohnehin ist es eine zeitsparende Kunst, einen aufgeräumten Mailaccount zu haben. Ordner anlegen hilft, Nachrichten zu sortieren (zum Beispiel nach Absender, nach Thema, oder nach Wichtigkeit). Unbrauchbare Mails sofort löschen, jene, die länger Zeit brauchen, markieren und auf eine To-do-Liste setzen (siehe Punkt 1). Schliesslich muss für gute Antworten auch genug Zeit eingeplant werden.

Es hilft übrigens auch, fixe Mail-Zeiten in den Alltag einzuplanen. So, dass man genug Zeit hat, das Wichtigste zu erledigen, aber auch so, dass man nicht von seinem Account versklavt wird. Beispielsweise um 11 Uhr und um 14.30 Uhr je eine halbe Stunde einplanen. Falls das nicht reicht, für den nächsten Tag zehn Minuten mehr dazurechnen.

Rechnungen bezahlen

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Rechnungen bezahlen – da führt leider kein Weg dran vorbei. gif: weheartit.com

Miete, Handyrechnungen, Krankenkasse: Rechnungen begleichen ist der wohl unausweichlichste und häufigste Bürokram, der ansteht. Auch hier kann man aber viel Zeit und Ärger sparen, indem man versucht, so viel wie möglich zu standardisieren. Für immer wiederkehrende Rechnungen können Daueraufträge erstellt werden, für Handy- oder Arztrechnungen Vorlagen, die man immer wieder nutzen kann.

Wer auf Papierrechnungen verzichten kann, läuft nicht Gefahr, in Abfallbergen zu versinken. Für alle, die Rechnungen aber schwarz auf weiss brauchen: Ein «bezahlt» auf die Zettel schreiben, mit fettem Stift durchstreichen (tut auch der Seele gut), zerreissen (tut auch der Seele gut) oder in einem Ordner ablegen.

Steuern & Krankenkasse

Auch das: unausweichlich – aber wenigstens nicht so häufig. Wer ein steuerpflichtiges Einkommen und Vermögen hat, muss einmal im Jahr Steuern zahlen. Damit die Rechnung keine böse Überraschung ist: Mit dem Online-Steuerrechner des Kantons den Betrag errechnen, den man voraussichtlich zahlen muss. Monatlich einen entsprechenden Betrag auf die hohe Kante legen oder der Steuerverwaltung einzahlen. So verhindert man finanzielle Engpässe.

Herbst ist Krankenkassen-Zeit! Wer auf Ende Jahr etwas ändern oder kündigen will, muss den Antrag spätestens am letzten Arbeitstag im November eingereicht haben. Der «Beobachter» stellt unter diesem Link Musterbriefe für die Kündigung bereit. (dwi)

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