Zoom-Meetings: Wieso wir den Hintergrund nicht weichzeichnen sollten
Sie haben für Ihre Arbeit über digitale Meetings 44 virtuelle Sitzungen untersucht. Was ist Ihre Haupterkenntnis?
Galina Gostrer: Dass die Beziehungen und auch die Atmosphäre digitaler Meetings von den Teilnehmenden aktiv und zusammen hergestellt werden. Es ist absolut nicht so, dass virtuelle Meetings unpersönlich, monoton oder distanziert sein müssen.
Und doch fühlt man sich oft wie in einem Vakuum.
Ja, aber dieses Vakuum gibt es eigentlich gar nicht. Es gibt ja eine physische Umgebung der Teilnehmenden, und die spielt eine wichtige Rolle. Menschen oder Tiere, die im Homeoffice präsent sind, ja auch Möbel oder Pflanzen, prägen das Meeting mit.
In den zwei Teams, deren Meetings Sie ausgewertet haben, waren die Frauen in der Überzahl. Hat das Geschlecht einen Einfluss auf die atmosphärische Dynamik?
Ich bin mit einer mikroanalytischen, linguistischen Methode an den Gegenstand herangegangen. Das heisst, ich kann an dieser Stelle nur Vermutungen anstellen. Was ich beobachten konnte: In einem Team gab es einen Mann, und ausgerechnet er hat die meisten persönlichen Sequenzen angestossen. Er hat das immer wieder aktiv angeregt.
Können Sie dazu ein Beispiel machen?
Einmal fragte er nach dem Foto an der Wand einer Kollegin. Dadurch war sie quasi gezwungen, etwas Persönliches zu erzählen. Sie erklärte, dass das ihr Sohn sei, der gerade das Klettern für sich entdeckt habe, und dass es sich um seine Konfirmationskarte handle. Sie hat die Karte von der Wand genommen und in die Kamera gehalten.
Welche Empfehlungen leiten Sie aus Ihren Beobachtungen ab?
Die erste Empfehlung lautet: Man sollte seinen Hintergrund nicht technisch verwischen oder hinter einem unpersönlichen Filter verstecken. Die reale Arbeitsumgebung ist eine wichtige Ressource für den Beziehungsaufbau. Ich sage damit natürlich nicht, dass man sich vor ein ungemachtes Bett oder den vollen Wäscheständer setzen muss. Aber wenn Sie vor einer Wand sitzen, an der ein Bild hängt, oder vor einem Bücherregal oder einem Schrank – dann gibt das den Kollegen und Kolleginnen Futter.
Ein Anknüpfungspunkt für Small Talk, nicht nur übers Wetter.
Genau. Das ist gerade in den ersten Minuten eines Meetings essenziell. Wenn man sich zu mehreren trifft und noch nicht alle da sind, hat man digital oft nicht die Möglichkeit, sich mal eben zu zweit im Flur auszutauschen. Stattdessen herrscht oft betretene Stille. In solchen Momenten sind Hintergründe die perfekte Quelle, um ein lockeres Gespräch anzufangen. Es reicht schon, wenn jemand bemerkt: «Oh, du bist heute aber woanders, wo bist du denn? Bist du im Urlaub oder bei deinen Eltern?»
Gibt es nicht auch Grenzen, Dinge, auf die man achten sollte?
Der Hintergrund sollte nicht zu unruhig sein und nicht ablenken. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Körperlichkeit. Man sollte sich bewusst sein, dass der eigene Körper – selbst wenn er im Bildausschnitt nicht komplett sichtbar ist – durch seine Bewegungen sehr wohl wahrgenommen wird. Ich erzähle dazu gerne das Beispiel einer Teilnehmerin, die während des Meetings auf einem Gymnastikball sass. Natürlich sah man im Kamerafenster nur ihren Kopf und ihre Schultern. Aber man hat eben auch wahrgenommen, dass sie permanent leicht rollte und hüpfte. Das wurde von den anderen angesprochen. Die Frau war darüber sehr überrascht, sie hatte gedacht, das würde niemandem auffallen.
Was sieht man sonst noch vom Körper, auch wenn es nicht im Bild ist?
Man sieht zum Beispiel auch, wenn jemand in der Hocke sitzt oder halb auf dem Bauch liegt. Wir bemerken das, weil wir uns den restlichen Körper im Geist dazu imaginieren können. Wir besitzen dieses implizite körperliche Wissen und spüren sofort, wie jemand positioniert ist.
Was, wenn an einem Meeting mehr als 10 Personen teilnehmen und nur die leitende Person die Kamera einschaltet?
Das Phänomen kenne ich nur zu gut aus meinen Lehrveranstaltungen. Ich bin diejenige, die vor allen spricht, und da sind 20 Studierende, von denen ich nicht einmal weiss, ob sie überhaupt am Platz sind. Für die Person, welche die Kamera als Einzige anhat, ist das wirklich schwierig und macht das Ganze extrem unpersönlich. Dann ist es halt kein richtiger Austausch. In ein echtes, physisches Meeting setzt man sich ja schliesslich auch nicht mit einer Papiertüte auf dem Kopf.
Was lässt sich dagegen ausrichten, ist eine Kamerapflicht die Lösung?
Das kann man versuchen. Oder man trifft eine Vereinbarung, zum Beispiel, dass die ersten zehn Minuten alle die Kamera anmachen. Oder man schaltet sie für bestimmte Momente ein, etwa bei wichtigen Entscheidungsfindungen. Hauptsache, man bringt einen persönlichen Austausch ins Meeting, wenigstens ein wenig. Wenn die Kamera aus ist, sieht man ja nicht einmal, wenn jemand dazu ansetzen möchte, etwas zu sagen, also sich vorlehnt oder den Mund öffnet.
Kulturveränderungen im Büro sind notorisch schwierig. Was, wenn es nicht gelingt, die Kollegen zum Einschalten der Kamera zu bewegen?
Ein praktischer Tipp ist, die Leute vorzuwarnen: Wir machen das nächste Meeting mit Kamera, und bitte bereitet alle einen kleinen Gegenstand vor, der eure aktuelle Stimmung repräsentiert, der euch etwas bedeutet oder der zum Thema passt. Wenn man vorbereitet ist, gibt es weniger Hemmungen. Schlimm ist es nur, wenn man im Pyjama sitzt und plötzlich heisst es: «Kamera an!», obwohl man noch nicht mal in den Spiegel geschaut hat (lacht).
Wie lässt sich ein Videomeeting sonst noch persönlicher machen?
Ein wesentlicher Punkt ist die Hierarchie. Aus meinen Daten wird deutlich, dass die Teamleitung den Ton vorgibt. In einem untersuchten Team war die Chefin selbst extrem offen gegenüber Kindern oder Katzen, die im Meeting auftauchen. Und prompt waren es die Angestellten auch. Wer die höchste Hierarchiestufe innehat, bestimmt massgeblich die Kultur des virtuellen Raums.
Denken Sie, es sagt etwas über das Verhältnis der Mitarbeitenden untereinander aus, wie viel sie von sich zeigen oder eben verbergen?
Es sagt auf jeden Fall viel über das Vertrauen aus. Und es gibt eine wechselseitige Dynamik: Vertrauen schafft einen lockeren Umgang und daraus entsteht neues Vertrauen.
Was hat Sie im Rahmen Ihrer Untersuchung am meisten überrascht?
Wie stark wir unseren Körper, das Gesicht und die Hände auch in der digitalen Kommunikation einsetzen. In der wissenschaftlichen Literatur wird das oft übergangen. Da heisst es schnell, Videokonferenzen seien nur eine Ansammlung von «Talking Heads», also blossen sprechenden Köpfen. Aber das stimmt nicht. Wir machen unglaublich viel mit unserem Körper: Wir zeigen Ablehnung oder transportieren Humor. Und zum Abschied im virtuellen Raum wird wahnsinnig oft gewinkt und gelächelt – fast schon wie in einer Interaktion mit Kleinkindern. Sogar den vorbeilaufenden Katzen wird vor dem Bildschirm zugewinkt. (schweizheute.ch)
