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Mit welchen Apps du wirklich produktiver wirst – und was dir sonst hilft

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illustration: mathias bamert
Work in progress

Mit welchen Apps du wirklich produktiver wirst – und was mehr hilft als jede App

Die Flut an Apps für verbessertes Zeitmanagement, strukturiertere Organisation und erhöhte Produktivität ist riesig. Letztlich nützt aber die beste App der Welt nichts, wenn die Menschen, die sie mit Daten füttern, unzuverlässig arbeiten.
23.08.2022, 16:2723.08.2022, 17:26
Nicole Krättli

Weniger ist mehr – vor allem dann, wenn es um Tools geht, die unser Arbeitsleben vermeintlich erleichtern sollen. «Das Produktivitätsparadox der IT zeigt, dass der Nutzen von Technologie ab einem bestimmten Punkt wieder abnimmt», erklärt Sarah Genner, Digitalexpertin und Studiengangsleiterin an der HWZ. Ihr Spezialgebiet sind die Auswirkungen digitaler Technologien auf Mensch, Gesellschaft und Arbeitswelt. Umso mehr verblüfft ihr wichtigster Produktivitäts-Hack: sich zuverlässige Projektpartnerinnen und Projektpartner suchen. «Letztlich müssen immer noch Menschen die Arbeit machen – egal, welches Tool man dazu benützt», sagt sie.

Gemeinsames Verständnis als Basis

Der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist deshalb nicht die Wahl des Kollaborationstools. Stattdessen sind es:

  • Zuverlässigkeit und Motivation aller Beteiligten
  • eine realistische Zeitplanung mit genügend Pufferzeit für Unvorhergesehenes
  • der Einsatz von möglichst einfachen und wenigen Tools

«Ein in der Cloud geteiltes Dokument bedeutet nicht automatisch ein gemeinsames Verständnis dessen, was man mit dem Dokument machen muss», so die Digitalexpertin weiter. Sie plädiert deshalb zu mehr Mut zu Low-Tech-Lösungen. «Mein effizientestes Projekt in den letzten Jahren haben wir mit E-Mail und Dropbox bewältigt, weil alle Beteiligten zuverlässig waren», so Genner. Doch gänzlich gegen zusätzliche digitale Helfer ist die Verantwortliche für den CAS New Work selbstverständlich nicht. Für die Arbeit im Team empfiehlt sie folgende Apps:

Contentpartnerschaft mit FH Schweiz und der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich
Dieser Beitrag stammt von der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Die Beiträge dieses Blogs stammen seit Februar 2022 abwechselnd vom Dachverband der Absolventinnen und Absolventen von Fachhochschulen (FH Schweiz) und der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ). Darin geht es um Arbeit, Karriere sowie Aus- und Weiterbildung. Es handelt sich nicht um bezahlten Content. (red)
  • Xoyondo: Das neue Doodle, um einfacher und schneller ein Datum für einen Workshop, ein Meeting, eine Schulung etc. zu finden.
  • Padlet: Die digitale Pinnwand, auf der Texte, Bilder, Videos, Links, Sprachaufnahmen, Bildschirmaufnahmen und Zeichnungen abgelegt werden können, eignet sich ideal für digitale Workshops.
  • Microsoft Planner: Das Planungstool erleichtert die Verwaltung von Projektaufgaben und von persönlichen Aufgaben. Zudem lassen sich die Termine nahtlos in Microsoft Office 365 integrieren.
  • Confluence: Die Wissensdatenbank ermöglicht es, wichtige Erkenntnisse, Prozesse, Merklisten und so weiter für interne Teams und externe Kunden zu strukturieren, zu verwalten und sie zugänglich zu machen.
  • Slack oder MS Teams: Selbstverständlich dürfen auch die Klassiker unter den Kollaborationsplattformen nicht fehlen. Egal, ob nun Slack oder MS Teams – beide Plattformen bieten eine umfangreiche Lösung für zeitlich und geografisch flexible Zusammenarbeit.

Nicht nur in der Zusammenarbeit mit anderen können Apps – strategisch ausgesucht und gezielt eingesetzt – die Produktivität steigern. Auch für die Organisation der eigenen Arbeit gibt es einige hilfreiche Tools, die den Alltag erleichtern können.

  • Trello: Die App basiert auf dem Kanban-Prinzip und ermöglicht es seinen Usern, verschiedene Boards anzulegen und diese nach Kanban abzuarbeiten – beispielsweise in Listen «to do», «doing» und «done».
  • Pomodoro: Bei der Pomodoro-Technik wird die Arbeitszeit in 25-minütige Segmente aufgeteilt, die durch fünfminütige Pausen getrennt werden. Diese Intervalle werden als «Pomodori» bezeichnet. Mittlerweile gibt es zahlreiche Apps, mit der sich der digitale Timer setzen lässt. Letztlich tut es aber auch die reguläre Timer-App auf jedem Smartphone.
  • Calendly: «Wann hast du Zeit für einen Anruf?» Wie viele E-Mails wurden schon hin- und hergeschickt, nur um einen gemeinsamen Termin zu finden. Mit Calendly weiss das Gegenüber genau, welches Zeitfenster verfügbar ist und kann dieses selbstständig buchen und erhält auch sogleich einen Videocall-Link oder die Telefonnummer.

Vor allem aber, und da ist sich Digitalexpertin Sarah Genner sicher, lohnt es sich, Medienbrüche zu erlauben: «Ein physisches Post-it auf einem Kanban-Board in die Kategorie ‹erledigt› zu kleben, kann einen richtiggehenden Dopaminkick auslösen.» Sie empfiehlt deshalb, das Beste beider Welten – der analogen und digitalen – miteinander zu verbinden, um so eine maximale Produktivität allein oder im Team zu erreichen.

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