Rechnungen zahlen macht selten Spass. Das ist kein Geheimnis. Über 110 Jahre lang haben wir das mit roten, orangen, blauen oder grünen Einzahlungsscheinen getan. Wir haben uns durch die Zeit gequält, als man noch die Zahlungsdaten händisch ins E-Banking eintippen musste. Und wir haben uns alle gefreut, als Banken und die Post vernünftige Smartphone-Apps herausbrachten, mit denen Einzahlungsscheine einfach eingescannt werden können.
Mit diesen Einzahlungsscheinen ist dieses Wochenende Schluss: Sie werden durch eine neue Technik abgelöst – den sogenannten QR-Rechnungen, die viele Vor- und gewisse Nachteile mit sich bringen. Wir erklären euch die wichtigsten Punkte dazu, damit ihr deshalb nicht Mahnungen erhält.
Die QR-Rechnung ist der neue Einzahlungsschein im Schweizer Zahlungsverkehr, welcher am 30. September 2022 die alten roten und orangen Einzahlungsscheine ablöst. Der Code enthält alle relevanten Informationen, um Zahlungen automatischer und effizienter verbuchen zu können.
Die Umstellung war ein langer Weg: Ursprünglich hätte sie bereits vor drei Jahren erfolgen sollen, nachdem Banken und die Post an den technischen Details gefeilt haben. Ab Oktober 2022 gelten sie definitiv als einzige Zahlungsmöglichkeit.
Um den radikalen Wechsel nachvollziehen zu können, muss man verstehen, wofür überhaupt ein Einzahlungsschein da ist: Er verrät nicht nur der Bank, an welches Konto und von wem ein Geldbetrag überwiesen werden muss. Im Einzahlungsschein selbst werden auch Referenznummern wie die Rechnungsnummer angegeben. Diese Daten werden mit der QR-Rechnung erweitert.
Die «alten» orangen und roten Einzahlungsscheine konnten das zwar schon – die damals eingesetzte Lösung war aber technisch kompliziert gelöst. Für Firmen mit professioneller Buchhaltung war das kein Problem: Sie konnten mit wenig Aufwand Rechnungen verschicken, auf denen die Rechnungsnummer in Form einer Referenz enthalten war (siehe Bild). Wer die Einzahlung tätigen wollte, musste nur die Code-Zeile unten rechts bei der Zahlung einscannen. Die Bank meldete der Firma darauf, welcher Einzahlungsschein bezahlt wurde.
Für kleinere Firmen oder Vereine war es oft schwierig, solche orangenen Einzahlungsscheine mit Referenznummer zu generieren. Sie verlangten von ihren Kunden und Mitgliedern, einen Zahlungszweck ins E-Banking einzutippen. Diese Angaben mussten später von der Buchhaltung teilweise händisch einer Rechnung zugewiesen werden.
Die Lösung für das Problem war ein neuer Zahlungsschein, mit dem jeder und jede Person irgendwelche Daten in einen QR-Code packen kann. Waren früher beim orangen Einzahlungsschein nur Konto- und Referenznummer möglich, steht heute eine lange Liste möglicher Datenfelder zur Verfügung:
Die ganzen Daten werden als Text im QR-Code verpackt und können im E-Banking via Smartphone eingelesen werden. Jegliches eintippen oder ergänzen allfälliger Daten wird hinfällig.
Die grosse Mehrheit aller Firmen hat den Umstieg bereits geschafft und verschickt seit Mitte 2022 nur noch QR-Rechnungen. Für dich als zahlende Person bedeutet das bei neuen Rechnungen also nichts: Du kannst die QR-Rechnungen einscannen, so wie es du vielleicht in den letzten Wochen bereits gemacht hast.
Es muss unterschieden werden zwischen der Art:
Die grösste Veränderung in der praktischen Anwendung gibt es bei Daueraufträgen, die mit Angaben der alten orangen Einzahlungsscheine erstellt wurden. Diese müssen durch neue Zahlungsdaten ersetzt werden. Du erkennst diese etwa daran, dass ihre Kontonummer im E-Banking mit einer «01-» beginnt.
Die neuen QR-Rechnungen enthalten alle Zahlungsinformationen. Wenn du kein Handy mit der App deiner Bank hast, wirst du – wie bisher – die Daten manuell abtippen müssen.
Wenn du analog unterwegs bist und deine Zahlungen am Postschalter oder bei der Bank tätigst, dann ändert sich nichts: Die physischen Bezahlmöglichkeiten vor Ort bleiben bestehen.
Der grosse Vorteil an den QR-Rechnungen ist die Tatsache, das sie von allen Personen einfach erstellt werden können: Die technischen Regeln sind «open-source», also von jedermann einsehbar, und benötigen daher nicht eine bestimmte Software. Das einzige, was notwendig ist, ist ein Programm, um aus Text einen QR-Code zu generieren.
Banken und die Post stellen eigene Tools zur Verfügung. Unter qr-rechnung.net bietet ein Open-Source-Entwickler zudem eine datenschutzkonforme Online-Plattform an, mit der die QR-Rechnungen auch als PDF exportiert werden können.
Schauen wir uns dazu ein Beispiel an: watson nimmt seit einigen Wochen Spenden an, ohne den Usern aber eine QR-Rechnung anzubieten. Wir befüllen einen QR-Code mit den Zahlungsinformationen getrennt durch einen Zeilenumbruch und berücksichtigen dabei die Reihenfolge und Zusatzangaben, so wie es der Standard verlangt. Das Ergebnis:
Petar hatte wohl nie ein Postbüchlein?! 🤣
Ohne Fibu Software muss man ja immer noch Rechnungen und Zahlungen von Hand machen und zuweisen.