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Viele Menschen sind nach Feierabend ausgebrannt, müde oder haben körperliche Beschwerden. 
Viele Menschen sind nach Feierabend ausgebrannt, müde oder haben körperliche Beschwerden. 
Bild: shutterstock

«Whatsapp und Co. stören uns alle 3 Minuten bei der Arbeit» – was man dagegen tun kann

Schweizer Angestellte leiden an einem Überschuss an Daten, zu viel Kommunikation und ständigen Unterbrechungen, sagt eine neue Studie. Im Interview erklärt Produktivitäts-Experte und Evernote-Manager Beat Bühlmann, was Mini-Burnouts sind, was man dagegen tun kann und welche Rolle künstliche Intelligenz dabei spielt. 
03.06.2018, 07:55

Herr Bühlmann, laut einer von Ihnen in Auftrag gegebenen YouGov-Studie leiden 89 Prozent der Schweizer Angestellten unter der «digitalen Informationsflut». Was sollen wir jetzt tun? Das Handy ausschalten und das E-Mail-Konto ghosten? 
Nein, aber gut wäre es, das Smartphone ab und zu zur Seite zu legen, es bei der Arbeit auf lautlos zu schalten und das E-Mail-Postfach bewusst nur ein- bis zweimal pro Tag zu konsultieren. 

Warum?
Ganze 80 Prozent unserer Arbeitszeit entfällt auf die Kommunikation. Also Meetings, E-Mails, soziale Medien et cetera – das ist doch krass. Für die eigentliche Arbeit bleibt keine Zeit mehr. Business-Chats, Whatsapp und Co. stören uns im Schnitt alle 3 bis 4 Minuten bei der Arbeit – das ist schlecht, für unser Wohlbefinden wie für die Wirtschaft. Um wirklich produktiv zu arbeiten, muss man sich 30-40 Minuten ohne Unterbrechung einer Tätigkeit widmen können. Das zeigt die Hirnforschung. 

Beat Bühlmann ist Autor einer Selbstmanagement-Methode und Manager beim Tech-Unternehmen Evernote. Die Firma bietet digitale Tools, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Daten in verschiedenen Formaten unterstützt.
Beat Bühlmann ist Autor einer Selbstmanagement-Methode und Manager beim Tech-Unternehmen Evernote. Die Firma bietet digitale Tools, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Daten in verschiedenen Formaten unterstützt.
bild: zvg

Im Paper zur Studie schreiben Sie ausserdem, dass Büroarbeitende pro Tag im Schnitt 2,5 Stunden bei der Suche nach Informationen verschwenden ...
... und diese Zeitspanne wird nur noch grösser. 

Wie kommen Sie zu diesem Schluss? 
Alle 14 Monate verdoppeln sich die Daten auf dem Internet. Im Jahr 2020 wird die Datenverdoppelungszeit voraussichtlich gar unter einem Monat liegen. Die Informationsflut steigt also drastisch weiter und mit ihr auch der Suchaufwand. 

Sie sprechen von einem «Triple Overload», also einer dreifachen Überlastung unserer Gesellschaft ...
Ja, wir sind momentan einer Überlastung auf informativer, kommunikativer und kognitiver Ebene ausgesetzt. Wir leiden an einem Überschuss an Daten, zu viel Kommunikation sowie ständigen Unterbrechungen. 

Was hat das für Folgen?
Unter anderem sogenannte Mini-Burnouts. Viele Menschen sind nach Feierabend ausgebrannt, müde oder haben körperliche Beschwerden. Sie schlittern jeden Tag knapp am Burnout vorbei. Ausserdem arbeiten die meisten Knowledge-Worker, also Menschen, deren wichtigstes Kapital ihr Wissen und der Umgang mit Wissen ist, nicht produktiv. 

Weil Sie ständig gestört werden und zu viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verplempern ...
Genau. So sind sie schlussendlich oft überbezahlt für die Arbeit, die sie tatsächlich leisten. Was sich wiederum schlecht auf die Wirtschaft auswirkt.

Welche Lösungsansätze gibt es?
Eine klare Kommunikationskultur – bei der Arbeit und Privat. So sollte man im Team Zeitfenster festlegen, zu welchen man für Fragen erreichbar ist und zu welchen nicht. Wichtig ist auch, ganz elementare Richtlinien zu diskutieren und diese schriftlich festzuhalten. Also beispielsweise klarzustellen, in welcher Zeitspanne Rückrufe getätigt werden sollten, wie lange eine Anfrage per SMS warten kann, wie lange eine Nachricht in der internen Chat-App. E-Mails beispielsweise sollte man innerhalb von 24 Stunden beantworten. Ist etwas dringend, eignet sich ein Anruf besser. Mit einem entsprechenden Verhaltenskodex wissen alle, woran sie sind und was von ihnen erwartet wird – das nimmt Last von den Schultern. 

Meinen Freunden und meiner Familie kann ich aber schlecht eine solche Charta vorlegen und um Unterschrift bitten ...
Nein, aber Sie können Ihr Umfeld umerziehen. Und beispielsweise in einem Gespräch klarstellen, dass Sie erst am Abend auf SMS antworten.

Ich habe seit einigen Monaten meine Whatsapp-Mitteilungen deaktiviert und öffne die App nur wenige Male pro Tag. Das ist also richtig vorbildlich?
Ja! Auch Push-Nachrichten von Onlinemedien schalten Sie am besten aus.

Das höre ich als Journalistin natürlich nicht gern.
Der Effekt der Push-Nachrichten ist aber derselbe wie mit den Chat-Apps. Sie reissen uns aus unseren Gedanken und verhindern so fokussiertes Arbeiten. 

In meinem Job muss ich meine E-Mails und Benachrichtigungen aber ständig im Blick haben. Das geht vielen wohl nicht anders. 
So pauschal sind die Richtlinien sicher nicht in allen Bereichen anwendbar. Bis zu einem gewissen Mass kann sich aber jeder in Kommunikationshygiene üben. Das Credo lautet: 50 Ablenkungen am Tag sind besser als 100. 

Viele Knowledge-Worker sind digital affin. Sie wissen doch, wie sie mit digitalen Kommunikationsmitteln umgehen müssen. 
Nicht unbedingt. Junge Leute sind sich den Umgang mit Apps  und Co. gewohnt, können damit aber nicht umbedingt besser umgehen. In der Schule lernt man nicht, wann welches Kommunikationsmittel eingesetzt wird. Es ist zum Beispiel klar, dass man der Feuerwehr nicht eine E-Mail schreibt, wenn es brennt. Wie pressant Rückmeldungen auf SMS oder Whatsapp-Nachrichten sind, ist aber schon umstrittener. 

In den letzten Jahren haben immer mehr Firmen No-Email-Fridays eingeführt, so zum Beispiel Google. Was halten Sie davon? 
... oder sie legen interne Meetings nur Montags und Freitags an. Das sind schlaue Ansätze, die die Produktivität sicher fördern. 

Sie gelten als Produktivitäts-Junkie und haben einen Plan zur persönlichen Entwicklung entworfen. «Become the CEO of your own life», heisst das Buch. In einem Satz: Was ist Ihr ultimativer Tipp für effizientes Arbeiten?
Das bewusste Neinsagen. Auch dem Chef, wenn nötig. 

Ihr Credo ist, mit möglichst geringem Einsatz das Maximum an Potenzial ausschöpfen. Ist es nicht eher dieser Leitsatz als der Triple Overload, der uns stresst?
Nein. Der Punkt ist, wir nehmen uns oft zu viel auf einmal vor. Daraus resultiert Stress. Wichtig ist, sich eine begrenzte Anzahl Ziele zu setzen und diese fokussiert anzugehen. Das bringt viel mehr als das überall angepriesene Multitasking, was sowieso eine Utopie ist.

Sie glauben nicht an Multitasking und auch nicht an die Idee von Work-Life-Balance. Warum?
Mich stört der Begriff. Er suggeriert es gebe die Arbeit – und das Leben. Dabei ist die Arbeit Teil des Lebens. Ausserdem deutet der Ausdruck an, dass Arbeit schlecht und das Privatleben gut sei. Besser wäre der Ausdruck Life-Balancing. Denn die zentrale Frage lautet: Wie kann ich Beruf und Privatleben harmonisch aufeinander abstimmen? Die täglichen acht Stunden Arbeit sollten ja auch Spass machen.

Ist das nicht ein Luxus-Gedanke? Nicht alle haben einen flexiblen Arbeitgeber oder einen Job, den sie mögen. 
Ich appelliere da an ein gesundes Mass an Selbstverantwortung, ganz nach dem Motto «Become the CEO of your own life».

Die Firma Evernote will mit digitalen Lösungen die Produktivität fördern. Laut der NZZ kleben in ihren Zürcher Büros aber überall gelbe Post-Its. Ist das nicht ein Widerspruch?
Die Post-Its brauchen wir in erster Linie für kreative Prozesse, also zum Beispiel, um Ideen zu sammeln. Die Welt ist nicht digital sondern digitalisiert. Es geht nicht darum, das Analoge gegen das Digitale auszuspielen. Die Kombination der beiden macht es aus. 

«Gruppenchats sind der Horror!»

Video: watson/Camille Kündig, Emily Engkent

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