Interview
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büro stress

Viele Menschen sind nach Feierabend ausgebrannt, müde oder haben körperliche Beschwerden.  Bild: shutterstock

«Whatsapp und Co. stören uns alle 3 Minuten bei der Arbeit» – was man dagegen tun kann

Schweizer Angestellte leiden an einem Überschuss an Daten, zu viel Kommunikation und ständigen Unterbrechungen, sagt eine neue Studie. Im Interview erklärt Produktivitäts-Experte und Evernote-Manager Beat Bühlmann, was Mini-Burnouts sind, was man dagegen tun kann und welche Rolle künstliche Intelligenz dabei spielt. 

03.06.18, 07:55 03.06.18, 17:21


Herr Bühlmann, laut einer von Ihnen in Auftrag gegebenen YouGov-Studie leiden 89 Prozent der Schweizer Angestellten unter der «digitalen Informationsflut». Was sollen wir jetzt tun? Das Handy ausschalten und das E-Mail-Konto ghosten? 
Nein, aber gut wäre es, das Smartphone ab und zu zur Seite zu legen, es bei der Arbeit auf lautlos zu schalten und das E-Mail-Postfach bewusst nur ein- bis zweimal pro Tag zu konsultieren. 

Warum?
Ganze 80 Prozent unserer Arbeitszeit entfällt auf die Kommunikation. Also Meetings, E-Mails, soziale Medien et cetera – das ist doch krass. Für die eigentliche Arbeit bleibt keine Zeit mehr. Business-Chats, Whatsapp und Co. stören uns im Schnitt alle 3 bis 4 Minuten bei der Arbeit – das ist schlecht, für unser Wohlbefinden wie für die Wirtschaft. Um wirklich produktiv zu arbeiten, muss man sich 30-40 Minuten ohne Unterbrechung einer Tätigkeit widmen können. Das zeigt die Hirnforschung. 

Beat Bühlmann ist Autor einer Selbstmanagement-Methode und Manager beim Tech-Unternehmen Evernote. Die Firma bietet digitale Tools, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Daten in verschiedenen Formaten unterstützt. bild: zvg

Im Paper zur Studie schreiben Sie ausserdem, dass Büroarbeitende pro Tag im Schnitt 2,5 Stunden bei der Suche nach Informationen verschwenden ...
... und diese Zeitspanne wird nur noch grösser. 

Wie kommen Sie zu diesem Schluss? 
Alle 14 Monate verdoppeln sich die Daten auf dem Internet. Im Jahr 2020 wird die Datenverdoppelungszeit voraussichtlich gar unter einem Monat liegen. Die Informationsflut steigt also drastisch weiter und mit ihr auch der Suchaufwand. 

Sie sprechen von einem «Triple Overload», also einer dreifachen Überlastung unserer Gesellschaft ...
Ja, wir sind momentan einer Überlastung auf informativer, kommunikativer und kognitiver Ebene ausgesetzt. Wir leiden an einem Überschuss an Daten, zu viel Kommunikation sowie ständigen Unterbrechungen. 

Was hat das für Folgen?
Unter anderem sogenannte Mini-Burnouts. Viele Menschen sind nach Feierabend ausgebrannt, müde oder haben körperliche Beschwerden. Sie schlittern jeden Tag knapp am Burnout vorbei. Ausserdem arbeiten die meisten Knowledge-Worker, also Menschen, deren wichtigstes Kapital ihr Wissen und der Umgang mit Wissen ist, nicht produktiv. 

Weil Sie ständig gestört werden und zu viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verplempern ...
Genau. So sind sie schlussendlich oft überbezahlt für die Arbeit, die sie tatsächlich leisten. Was sich wiederum schlecht auf die Wirtschaft auswirkt.

Welche Lösungsansätze gibt es?
Eine klare Kommunikationskultur – bei der Arbeit und Privat. So sollte man im Team Zeitfenster festlegen, zu welchen man für Fragen erreichbar ist und zu welchen nicht. Wichtig ist auch, ganz elementare Richtlinien zu diskutieren und diese schriftlich festzuhalten. Also beispielsweise klarzustellen, in welcher Zeitspanne Rückrufe getätigt werden sollten, wie lange eine Anfrage per SMS warten kann, wie lange eine Nachricht in der internen Chat-App. E-Mails beispielsweise sollte man innerhalb von 24 Stunden beantworten. Ist etwas dringend, eignet sich ein Anruf besser. Mit einem entsprechenden Verhaltenskodex wissen alle, woran sie sind und was von ihnen erwartet wird – das nimmt Last von den Schultern. 

Meinen Freunden und meiner Familie kann ich aber schlecht eine solche Charta vorlegen und um Unterschrift bitten ...
Nein, aber Sie können Ihr Umfeld umerziehen. Und beispielsweise in einem Gespräch klarstellen, dass Sie erst am Abend auf SMS antworten.

Ich habe seit einigen Monaten meine Whatsapp-Mitteilungen deaktiviert und öffne die App nur wenige Male pro Tag. Das ist also richtig vorbildlich?
Ja! Auch Push-Nachrichten von Onlinemedien schalten Sie am besten aus.

Das höre ich als Journalistin natürlich nicht gern.
Der Effekt der Push-Nachrichten ist aber derselbe wie mit den Chat-Apps. Sie reissen uns aus unseren Gedanken und verhindern so fokussiertes Arbeiten. 

In meinem Job muss ich meine E-Mails und Benachrichtigungen aber ständig im Blick haben. Das geht vielen wohl nicht anders. 
So pauschal sind die Richtlinien sicher nicht in allen Bereichen anwendbar. Bis zu einem gewissen Mass kann sich aber jeder in Kommunikationshygiene üben. Das Credo lautet: 50 Ablenkungen am Tag sind besser als 100. 

Viele Knowledge-Worker sind digital affin. Sie wissen doch, wie sie mit digitalen Kommunikationsmitteln umgehen müssen. 
Nicht unbedingt. Junge Leute sind sich den Umgang mit Apps  und Co. gewohnt, können damit aber nicht umbedingt besser umgehen. In der Schule lernt man nicht, wann welches Kommunikationsmittel eingesetzt wird. Es ist zum Beispiel klar, dass man der Feuerwehr nicht eine E-Mail schreibt, wenn es brennt. Wie pressant Rückmeldungen auf SMS oder Whatsapp-Nachrichten sind, ist aber schon umstrittener. 

In den letzten Jahren haben immer mehr Firmen No-Email-Fridays eingeführt, so zum Beispiel Google. Was halten Sie davon? 
... oder sie legen interne Meetings nur Montags und Freitags an. Das sind schlaue Ansätze, die die Produktivität sicher fördern. 

Sie gelten als Produktivitäts-Junkie und haben einen Plan zur persönlichen Entwicklung entworfen. «Become the CEO of your own life», heisst das Buch. In einem Satz: Was ist Ihr ultimativer Tipp für effizientes Arbeiten?
Das bewusste Neinsagen. Auch dem Chef, wenn nötig. 

Ihr Credo ist, mit möglichst geringem Einsatz das Maximum an Potenzial ausschöpfen. Ist es nicht eher dieser Leitsatz als der Triple Overload, der uns stresst?
Nein. Der Punkt ist, wir nehmen uns oft zu viel auf einmal vor. Daraus resultiert Stress. Wichtig ist, sich eine begrenzte Anzahl Ziele zu setzen und diese fokussiert anzugehen. Das bringt viel mehr als das überall angepriesene Multitasking, was sowieso eine Utopie ist.

Sie glauben nicht an Multitasking und auch nicht an die Idee von Work-Life-Balance. Warum?
Mich stört der Begriff. Er suggeriert es gebe die Arbeit – und das Leben. Dabei ist die Arbeit Teil des Lebens. Ausserdem deutet der Ausdruck an, dass Arbeit schlecht und das Privatleben gut sei. Besser wäre der Ausdruck Life-Balancing. Denn die zentrale Frage lautet: Wie kann ich Beruf und Privatleben harmonisch aufeinander abstimmen? Die täglichen acht Stunden Arbeit sollten ja auch Spass machen.

Ist das nicht ein Luxus-Gedanke? Nicht alle haben einen flexiblen Arbeitgeber oder einen Job, den sie mögen. 
Ich appelliere da an ein gesundes Mass an Selbstverantwortung, ganz nach dem Motto «Become the CEO of your own life».

Die Firma Evernote will mit digitalen Lösungen die Produktivität fördern. Laut der NZZ kleben in ihren Zürcher Büros aber überall gelbe Post-Its. Ist das nicht ein Widerspruch?
Die Post-Its brauchen wir in erster Linie für kreative Prozesse, also zum Beispiel, um Ideen zu sammeln. Die Welt ist nicht digital sondern digitalisiert. Es geht nicht darum, das Analoge gegen das Digitale auszuspielen. Die Kombination der beiden macht es aus. 

«Gruppenchats sind der Horror!»

Video: watson/Camille Kündig, Emily Engkent

Die faulsten Leute seit es Arbeit gibt

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Charly Otherman, 5.5.2017
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27
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27Alle Kommentare anzeigen
    Alle Leser-Kommentare
  • RMU 03.06.2018 13:32
    Highlight Wo gibts die Studienzum Nachlesen? Danke für die Info
    11 0 Melden
  • HeforShe 03.06.2018 12:50
    Highlight Ich bin vom Verhalten ein typischer Millenial, der die Digitalisierung und soziale Medien gerne nutzt.

    Es ist auch eine Übungssache Informationen zu filtern.

    Trotzdem habe ich die Benachrichtigung immer ausgeschalten. Somit werde ich nicht abgelenkt, sondern sehe die erst, wenn ich will. Alles, was keine dringende Frage ist, wird teilweise auch erst nach einem Tag beantwortet.

    Man muss nicht immer erreichbar sein. Oder man kann die wichtigsten Kontakte priorisieren, so dass man nur durch ein Telefon derer alarmiert wird.

    Dazu muss man sich einfach mit auseinandersetzen.
    11 3 Melden
  • The Origin Gra 03.06.2018 12:46
    Highlight Einfache Lösung: Pushnachrichten für alle Kommunikation deaktivieren und Telefon auf Stumm aber Vib.
    Wenn Privat was dringendes ist, kann man Anrufen.

    Andersrum habe ich meinen Arbeitsmail nicht aufs Smartphone gesynct, schon aus Security-Gründen (es braucht so wenig und alle Firmenkontakte sind extern bei Orten wo besser nicht wären).
    Brennt es auf der Arbeit kann auch da Angerufen werden, Whatsapp und Co sind auch Privat stumm geschalten
    7 5 Melden
  • Margherita Turdo 03.06.2018 11:41
    Highlight ganzven eifache trick händy i de täsche lah oder umkehrt uf em tisch lege wenns lüütet vibrierts abneh suscht eifach siilah thats it 😁
    9 10 Melden
  • Hierundjetzt 03.06.2018 10:15
    Highlight Vielleicht Daten nicht als Doc(1).docx abspeichern...

    Logische Struktur im Explorer anlegen

    Desktop ist frei (zwingt einem zu Punkt 1)

    E-Mail nicht sofort, sondern innerhalb von max 24h beantworten, dafür alle auf einmal, (Erfahrungskurve). Klar, mit Ausnahmen 🙄

    cc E-Mails ungelesen löschen (yep, nicht wichtig, sonst wärst Du unter den Adressaten)

    in Meetings vorbereitet gehen, dort nur noch über Lösungen „Beschlussfassung) sprechen, max 45. Dauer.

    Doch das geht. Jede erfolgreiche Firma arbeitet so.
    27 13 Melden
  • Olmabrotwurst 03.06.2018 10:03
    Highlight Ablenkungsgesellschaft.
    16 4 Melden
  • Roman Stanger 03.06.2018 09:53
    Highlight 80 Prozent "unserer" Arbeitszeit entfällt auf die Kommunikation? Von welchem uns, welcher Branche, welcher Position spricht Herr Bühlmann? Das trifft ganz bestimmt nicht auf das Gros der arbeitenden Bevölkerung zu!
    48 3 Melden
  • Zeit_Genosse 03.06.2018 09:23
    Highlight Entfernt. Bitte beachte die Kommentarregeln. Danke, die Redaktion.
  • franzfifty 03.06.2018 09:13
    Highlight Bevor es Smartphones gab, konnten wir auch arbeiten. Das Smartphone hat unser Leben bis ins Knochenmark komplett verändert. Man kann darüber diskutieren, aber es gehört halt einfach dazu und vieles kann man ohne gar nicht mehr tun. Bei uns ist es im Büro strikte verboten, aber man verlangt ausserhalb erreichbar zu sein und in jeder Gruppe dabei zu sein und die verschiedenen arbeitsbezogenen Apps zu installieren. Da bin ich dafür genauso konsequent. Mein privates Smartphone ist als solches gedacht!
    18 2 Melden
  • Slavoj Žižek 03.06.2018 09:10
    Highlight Pro Tipp: Wer nicht arbeitet kann auch nicht dabei gestört werden.
    38 3 Melden
    • petrolleis 03.06.2018 22:02
      Highlight und kann sich evtl. kein handy oder abo leisten. also ist es eh kein problem... 😉
      3 1 Melden
  • Ökonometriker 03.06.2018 09:08
    Highlight Mobile Daten ausschalten. Wenn's dringen ist, kann man mich anrufen - aber ich werde nicht durch Katzenvideos gestört.
    18 2 Melden
  • Healthy Cereal 03.06.2018 08:59
    Highlight Warum muss ein Tech-Manager den Menschen beibringen, dass man etwas, was stört, stummschalten soll?
    Die meisten dieser magischen Dinger haben auch einen Aussschalt-Knopf, weisch. Löst übrigens auch das allseits bekannte Akku-problem.
    .
    ..
    ...
    Hach - es geht zugrunde mit der Menschheit. 🙌😩
    22 2 Melden
  • Miikee 03.06.2018 08:44
    Highlight Ich arbeite in der IT, alle zwei Wochen haben wir einmal ein Tag "Ticketdienst". An diesem Tag bist du der Ansprechpartner von Problemen, Tickets und sonstigen Anfragen. Das ist gut und das Team ist so geschützt von den täglichen Anfragen.

    Das führt auch dazu dass ich sehr unregelmässig meine Mails kontrolliere, da ja das Wichtige zum Verantwortlichen geht.

    Zudem blockiere ich mein Kalender einmal in der Woche mindestens ein Tag. Keine Meetings und meine Ruhe.

    Smartphone ist sowieso auf lautlos. Aber lenkt natürlich auch so ab.
    17 3 Melden
    • The Origin Gra 03.06.2018 12:41
      Highlight Ich habe alle 3 Wochen eine Woche lang Ticketdienst 😕
      5 2 Melden
  • unverbesserlich 03.06.2018 08:42
    Highlight Handy verbot bei uns, wer erwischt wird verwarnung! Hart aber jeder haltet sich dran!
    32 12 Melden
    • kettcar #lina4weindoch 04.06.2018 14:12
      Highlight Du arbeitest in einer Primarschule?
      0 0 Melden
  • Chnebeler 03.06.2018 08:41
    Highlight Die einfachste Variante ist doch immer noch: Das private Handy gehört nicht an den Arbeitsplatz bzw. wird in der Schublade verstaut bis zur Pause. Geschäftliche Chats über Whats App sind sowieso absolut unsinnig, wenn man am PC mit E-Mail Konto arbeitet.

    Man sollte sich zudem wieder besinnen, wann eine E-Mail sinnvoll ist, und wann ein kurzer Anruf effizienter ist.

    Und das mit den 80% am Tag nur am Kommunizieren trifft ja wohl vorallem auf viele Kaderstellen zu, welche von 8:00-17:00 nur Sitzungen haben. Daran lässt sich als Mitarbeiter jedoch nur schlecht rütteln.
    99 8 Melden
  • Carlitos Fauxpas 03.06.2018 08:24
    Highlight Ohni Seich jetzt!

    Bei der Arbeit stört mich die Arbeit selbst immer noch am meisten.
    150 18 Melden
    • p4trick 03.06.2018 10:19
      Highlight Genau da liegt dein Problem. Wenn du keine Arbeit findest die dir wirklich Spass macht, wirst du es nie weit bringen und es ist auch eine Verschwendung deiner Zeit.
      Warum suchen viele Arbeitnehmer nicht eine Arbeit die sie wirklich interessiert?
      19 27 Melden
    • Hallosager 03.06.2018 11:45
      Highlight Meine Arbeit macht mir Spass. Doch gerade in den Sommermonaten, könnte ich mir spannendere Sachen vorstellen, als in einem Büro zu sitzen und Druckdaten aufzubereiten/Workflows zu automatisieren. Doch mit Bücher lesen, schwimmen, mit der Drohne rumdüsen oder gemütlich eine Runde zocken, lässt sich schwer die Miete bezahlen. Trotzdem mache ich meinen Job eigentlich sehr gerne :-)
      20 0 Melden
    • Slavoj Žižek 03.06.2018 14:20
      Highlight Als ob es nur tolle Jobs geben würde. Check your privileges.
      15 2 Melden
  • elbrujo_ 03.06.2018 08:13
    Highlight Verantwortung übernehmen & das Daddelding weglegen während der arbeit basta.(21-jährig)
    30 7 Melden
  • Gubbe 03.06.2018 08:10
    Highlight Ein einfaches ja, drück dein Mobiltelefon bei der Arbeit weg, hätte genügt.
    27 1 Melden

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